Digital bogføring og opbevaring af bilag

Bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022) stillede en række nye krav til, hvordan virksomheder bogfører og opbevarer deres materiale. Kravene er blevet faset ind over flere år, og de rammer efterhånden stort set alle bogføringspligtige virksomheder.

Hvad er et digitalt bogføringssystem?

Det er ikke et regneark. Et digitalt bogføringssystem skal understøtte løbende registrering af transaktioner, opbevaring af registreringer og bilag, sikkerhedskopiering samt automatisk afsendelse og modtagelse af e-fakturaer. Erhvervsstyrelsen fører en fortegnelse over registrerede standardsystemer, og bruger du et almindeligt, kendt økonomiprogram, er kravene som regel dækket af leverandøren.

Bruger du et specialudviklet eller egenudviklet system, er det virksomheden selv, der har ansvaret for, at kravene er opfyldt - herunder dokumentation og sikkerhedskopiering.

Opbevaring af bilag i 5 år

Bilag og registreringer skal opbevares i 5 år regnet fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Et bilag fra marts 2026 i et kalenderårsregnskab skal altså kunne fremvises frem til udgangen af 2031.

Opbevaringen skal være betryggende: materialet skal kunne fremfindes, læses og udskrives i hele perioden - også hvis du skifter økonomiprogram undervejs. Skifter du system, så tag stilling til, hvordan de gamle data bliver tilgængelige bagefter, inden abonnementet lukkes.

Papirbilag må gerne scannes

Du må gerne opbevare bilagene digitalt, selvom du har modtaget dem på papir - forudsat at det scannede bilag er fuldstændigt og læsbart. Det er den nemmeste vej til at opfylde kravene: scan eller fotografér bilaget, læg det ind i økonomiprogrammet, og lad systemet holde sammen på bilag og postering.

Beskrivelse af bogføringsprocedurer

Visse virksomheder skal have en skriftlig beskrivelse af deres bogføringsprocedurer. Den behøver ikke fylde mange sider, men skal beskrive, hvordan bilagene kommer ind, hvem der bogfører, hvordan der afstemmes, hvem der har adgang til systemet, og hvordan der tages sikkerhedskopi. Om netop din virksomhed er omfattet, afhænger blandt andet af virksomhedsform og størrelse - det fremgår af Erhvervsstyrelsens vejledning.

Kom i mål i praksis

1. Brug et registreret standardsystem, så leverandøren løfter de tekniske krav.
2. Få bilagene ind digitalt - fx via en fælles bilagsmail direkte til økonomiprogrammet.
3. Bogfør løbende og afstem banken hver måned.
4. Skriv procedurerne ned, også selvom I er få personer.
5. Tjek sikkerhedskopien - og at du faktisk kan få data ud igen.

Er du i tvivl om, hvad der gælder for netop din virksomhed, så ring. Jeg hjælper gerne med at få bilagsflow, bogføring og opbevaring sat op, så det både er lovligt og til at leve med i hverdagen.