Kreditorbogholderi: bogføring af leverandørfakturaer

Kreditorbogholderiet handler om alt det, du skal betale: fakturaer fra leverandører, abonnementer, husleje og andre regninger. Bliver de bogført løbende, har du et retvisende billede af dine omkostninger - og du undgår at betale den samme faktura to gange.

Sådan konteres en leverandørfaktura

En almindelig dansk faktura med moms bogføres i tre dele: omkostningen uden moms, den fradragsberettigede købsmoms og gælden til leverandøren.

Når fakturaen senere betales fra banken, udlignes kreditorposten mod bankkontoen. Selve betalingen påvirker altså hverken omkostningen eller momsen - den er allerede bogført.

Fakturaen skal ind på den rigtige konto

Det er fristende at samle alt på “diverse omkostninger”, men et regnskab er kun brugbart, hvis omkostningerne står de rigtige steder. Brug faste konti til fx varekøb, underleverandører, husleje, forsikring, kørsel, software og telefoni - så kan du sammenligne år for år og se, hvor pengene forsvinder hen.

Vær særligt opmærksom på udgifter, hvor momsen ikke kan fradrages fuldt ud, fx restaurationsbesøg og visse former for repræsentation. Er du i tvivl om fradraget for en konkret udgiftstype, kan du slå den op på skat.dk.

Kreditnotaer og ratebetalinger

En kreditnota bogføres som en faktura med modsat fortegn og udlignes mod den oprindelige faktura. Gør du ikke det, risikerer du at betale hele fakturaen og aldrig få rabatten hjem.

Betaler du en faktura i rater, står restbeløbet fortsat på kreditorkontoen, indtil den sidste rate er betalt. Kreditorlisten viser altså hele tiden, hvad du reelt skylder.

Afstemning af kreditorer

Mindst én gang i kvartalet - og altid ved årsafslutning - bør kreditorerne afstemmes: bed om et kontoudtog fra leverandøren og sammenlign med din egen kreditorliste. Uoverensstemmelser skyldes typisk et af disse tre forhold:

1. Manglende bilag. Fakturaen er aldrig nået frem til bogholderiet - og momsen er derfor heller ikke fradraget.
2. Dobbeltbogføring. Samme faktura er bogført to gange, fx både fra mail og fra papir.
3. Betaling uden udligning. Betalingen er bogført på banken, men ikke matchet med fakturaen.

Se også den generelle guide til bankafstemning, som fanger mange af de samme fejl.

Betal til tiden - og hold øje med likviditeten

Betal på forfaldsdatoen. Betaler du for tidligt, giver du en gratis kredit væk; betaler du for sent, risikerer du rykkergebyrer, renter og i sidste ende en dårlig betalingshistorik hos dine leverandører. Undtagelsen er kontantrabat: kan du opnå en reel rabat ved at betale før tid, er det som regel en god forretning.

En opdateret kreditorliste med forfaldsdatoer er samtidig dit bedste likviditetsværktøj, fordi du kan se, hvad der skal betales i de kommende uger - og holde det op mod, hvad dine debitorer skylder dig.