Rykkerprocedure

Alle virksomheder kan opleve, at en kunde ikke betaler en faktura til forfaldsdatoen. Derfor er det en god idé på forhånd at have fastlagt en rykkerprocedure, der beskriver, hvad der skal ske hvornår.

Trin 1: Ring til kunden

Mange vælger at ringe kunden op, så snart forfaldsdatoen er overskredet, for at høre, hvorfor fakturaen ikke er betalt. Få en klar aftale om, hvad der skal ske:

• Skal der sendes en kopi af fakturaen?
• Er der noget uafklaret, der skal undersøges - og hvem gør hvad og hvornår?
• Hvornår sender kunden pengene?
• Er pengene allerede sendt, kan kunden så sende en kopi af kvitteringen?

Trin 2: Den første skriftlige rykker

Er der ikke noget uafklaret, og kommer betalingen ikke kort efter telefonsamtalen, sender du en skriftlig rykker. Nogle vælger at sende den, så snart fakturaen har været forfalden et par dage.

I den første rykker minder du venligt kunden om den forfaldne faktura og beder dem kontakte jer ved spørgsmål.

Trin 3: Den næste rykker - strammere tone

Er det nødvendigt at rykke igen, kan du skærpe tonen. Du kan spærre kundens konto og oplyse, at den først åbnes, når den forfaldne saldo er betalt inklusive renter og rykkergebyrer. Du kan samtidig skrive, at fordringen uden yderligere varsel overdrages til retslig inkasso, hvis betalingen ikke er modtaget senest 10 dage efter dags dato.

Gebyrer og frister

Du bestemmer selv, hvor mange gange du vil rykke, inden sagen sendes videre.

Trin 4: Betalingspåkrav eller inkasso

Betaler kunden ikke efter de skriftlige rykkere, og har kunden ikke gjort indsigelse mod fakturaen, kan du sende et betalingspåkrav til fogedretten. Skemaet finder du på domstol.dk.

Godkender fogedretten betalingspåkravet, sender de det til kunden, som har 14 dage til at komme med eventuelle indsigelser. Sker det ikke, påtegnes betalingspåkravet, så det har virkning som en dom.

Du kan også lade et inkassobureau gøre arbejdet. De får som regel deres omkostninger dækket af de gebyrer, de kan pålægge kunden, og fordi de har stor erfaring i at inddrive penge, er det ofte den letteste løsning. Ofte er det nok, at debitor modtager et brev fra et inkassobureau eller et advokatfirma - så behøver sagen ikke ende i retten.

Når kunden har gjort indsigelse

Har kunden gjort indsigelse mod fakturaen, kan sagen ikke sendes til inkasso. I stedet kan du sende den til en advokat, der kan hjælpe med at udtage stævning.

Vil du ikke gå rettens vej - for eksempel fordi det vil være for dyrt i forhold til beløbet, og fordi du risikerer at skulle betale sagens omkostninger - kan du i stedet stoppe samhandlen eller ændre betingelserne. Du kan aftale forudbetaling fremover eller give kunden en lav kreditgrænse, så det udestående, du risikerer at tabe, holdes så lavt som muligt.

Udenlandske kunder

Har du kunder i udlandet, er det en god idé at have en samarbejdsaftale, hvor det fremgår, at dansk ret er gældende, og at eventuelle tvister skal afgøres ved en dansk domstol.

Skal du rykke en udenlandsk virksomhed, har rykkeren sandsynligvis størst effekt, hvis den kommer fra en advokat.

Ender sagen alligevel med, at pengene ikke kommer hjem, kan du læse om bogføring af tab på debitorer.