Rykkerprocedure – Når kunden ikke betaler regningen

Alle virksomheder kan komme ud for, at en kunde ikke betaler en faktura til forfaldsdatoen. Hvis dette skulle ske, er det en god idé på forhånd at have fastlagt en rykkerprocedure, der angiver, hvordan man skal agere.

Mange vælge at ringe kunden op, når forfaldsdatoen er overskredet, for at høre hvad grunden er, til at fakturaen ikke er betalt.

Når man taler med kunden, er det vigtigt at få en klar aftale om, hvad der skal ske efterfølgende:

• Skal der sendes en kopi af fakturaen til kunden?
• Er der noget uafklaret på fakturaen, der skal undersøges? Og hvem gør hvad, og hvornår følges der op på det?
• Hvornår sender kunden pengene afsted?
• Hvis pengene er sendt afsted, må kunden sende en kopi af kvitteringen for betalingen?

Hvis der ikke er noget uafklaret, som gør at betalingen ikke kan komme afsted, og såfremt betalingen ikke fremkommer kort efter telefonsamtalen, så vil det være en god idé at sende en skriftlig rykker.

Andre sender en skriftlig rykker, så snart en faktura har været forfalden et par dage.

I den første skriftlige rykker, kan man venligt minde kunden om, at der er en faktura, der skal betales, og bede kunden kontakte firmaet, hvis de har spørgsmål.

Hvis det bliver nødvendigt at sende en rykker mere, kan man vælge at være lidt mere skrap, man kan vælge at spærre kundens konto, og gøre opmærksom på, at den først kan åbnes når den forfalden saldo er betalt (inklusive renter og rykkergebyrer). Og man kan skrive, at hvis man ikke modtager betaling senest 10 dage efter dags dato, så vil fordringen uden yderligere varsel blive overdraget til retslig incasso, og dette vil medfører yderligere omkostninger.

Man bestemmer selv hvor mange gange man vil rykke sin kunde. Hvis man vil have hjælp fra et incassobureau eller en advokat til at inddrive beløbet, så skal man huske
at angive i rykkeren, at ”manglende betaling efter en frist på ti dage, efter afsendelse af rykkeren, vil medfører yderligere omkostninger”.

Hvis man ikke får skrevet dette med i rykkeren, kan der ikke opkræves incasso omkostninger, hvis sagen skulle komme dertil.

Man kan opkræve et gebyr på max. 100,- kr. pr. rykkerskrivelse. Man kan maksimalt opkræve 3 gange rykker-gebyrer. Rykkergebyrer er i øvrigt momsfri.

Når man sender en rykker, skal man give en frist på mindst 10 dage til at få betalt den skyldige saldo.

Hvis kunden ikke betaler, efter der er sendt skriftlige rykkere og kunden ikke har gjort indsigelse mod fakturaen, kan man sende et betalingspåkrav til fogedretten. Skema til betalingspåkravet findes på: www.domstol.dk.

Hvis fogedretten godkender betalingspåkravet, vil de sende det til kunden, som har 14 dage til at komme med eventuelle indsigelser. Sker dette ikke, vil betalingspåkravet blive påtegnet, at det har virkning som dom.

Man kan også vælge, at lade et incassobureau gøre arbejdet. De får som regel deres omkostninger dækket af de gebyrer, de kan pålægge kunden. Da de har stor erfaring i at inddrive penge, vil det ofte være den letteste løsning. Nogen gange er det nok, at en debitor får et rykker-brev fra et incassobureau eller et advokatfirma som driver incassobureau, og så behøver sagen ikke ende i retten.

Hvis en kunde har gjort indsigelse mod en faktura, kan man ikke sende dem til incasso. Man kan i stedet sende sagen til en advokat, som kan hjælpe med at udtage stævning i sagen.

Hvis man ikke ønsker at gå rettens vej, for at få sine penge, f.eks. hvis debitor har gjort indsigelse, og man mener det vil være for dyrt at forsøge at få prøvet sagen i retten, hvor man jo risikerer, at skulle betale omkostningerne for sagen, kan man vælge at stoppe samhandlen med kunden, eller man kan ændre på betingelserne for at samhandle.

Man kan aftale med kunden, at de forudbetaler fremover. Eller man kan give kunden en lav kredit, sådan at der er mindst muligt udestående, man risikerer at tabe.

Hvis man har udenlandske kunder, er det en god idé at have en samarbejdsaftale, hvor der står noget om, at det er dansk ret som er gældende, og at eventuelle tvister skal prøves ved en dansk domstol.

Hvis man skal sende en rykkerskrivelse til en udenlandsk virksomhed, vil det sandsynligvis have størst effekt, hvis den kommer fra en advokat.